Wraz z wprowadzeniem RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) w 2018 roku, firmy zaczęły przykładać jeszcze większą wagę do ochrony danych osobowych. Dotyczy to również komunikacji e-mailowej, szczególnie w przypadku firm, które korzystają z adresu e-mail z własną domeną. Bezpieczeństwo danych przesyłanych drogą elektroniczną jest kluczowe, zwłaszcza że e-maile często zawierają wrażliwe informacje dotyczące klientów. Jak zatem zadbać o zgodność z RODO i chronić dane klientów w firmowej korespondencji?
Co to jest RODO i dlaczego jest ważne?
RODO (GDPR – General Data Protection Regulation) to unijne rozporządzenie, które ma na celu ochronę prywatności i danych osobowych obywateli Unii Europejskiej. Wprowadza ono szereg zasad i obowiązków dla firm, które gromadzą, przetwarzają i przechowują dane osobowe. Jednym z kluczowych elementów RODO jest ochrona danych przed nieautoryzowanym dostępem oraz obowiązek informowania klientów o przetwarzaniu ich danych.
W kontekście e-maili, dane osobowe mogą obejmować imiona, nazwiska, adresy, numery telefonów, a także inne informacje, które pozwalają na identyfikację osoby. Dlatego ochrona firmowej korespondencji jest kluczowa, aby uniknąć naruszeń przepisów RODO.
Szyfrowanie e-maili – podstawa bezpieczeństwa
Jednym z najważniejszych środków ochrony danych klientów w e-mailach jest szyfrowanie. Szyfrowanie sprawia, że treść wiadomości staje się nieczytelna dla osób trzecich, które mogłyby próbować przechwycić wiadomość. Bez tego zabezpieczenia dane osobowe mogą być narażone na ataki hakerów, a firma może zostać uznana za niezgodną z RODO.
Jak działa szyfrowanie?
Szyfrowanie e-maili polega na kodowaniu wiadomości przed jej wysłaniem. Odbiorca, który posiada odpowiednie klucze, może odczytać wiadomość. Zabezpiecza to przed nieautoryzowanym dostępem podczas przesyłania e-maila. Protokół SSL/TLS (Secure Socket Layer/Transport Layer Security) jest standardem szyfrowania w komunikacji e-mailowej.
Co zrobić, żeby korzystać z szyfrowania?
- Upewnij się, że Twój dostawca poczty e-mail oferuje szyfrowane połączenie SSL/TLS.
- Sprawdź, czy wysyłanie i odbieranie wiadomości odbywa się przy użyciu szyfrowanego połączenia.
- Możesz także zainwestować w dodatkowe narzędzia do szyfrowania wiadomości, które zapewniają wyższy poziom ochrony.
Ochrona przed nieuprawnionym dostępem – silne hasła i uwierzytelnianie dwuskładnikowe
Kolejnym istotnym krokiem w zgodności z RODO jest ochrona kont e-mail przed nieautoryzowanym dostępem. E-mail z własną domeną może być atrakcyjnym celem dla hakerów, zwłaszcza jeśli zawierają dane osobowe klientów. Używanie silnych haseł oraz włączenie uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) to kluczowe elementy zabezpieczenia konta.
Jakie powinno być dobre hasło?
- Hasło powinno zawierać co najmniej 12 znaków, w tym kombinację liter (wielkich i małych), cyfr i znaków specjalnych.
- Unikaj łatwych do odgadnięcia haseł, takich jak „password123” czy „12345678”.
- Regularnie zmieniaj hasła, zwłaszcza jeśli podejrzewasz, że mogło dojść do naruszenia bezpieczeństwa.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe dodaje dodatkowy poziom zabezpieczeń, wymagając od użytkownika potwierdzenia tożsamości za pomocą drugiego elementu, np. kodu wysłanego SMS-em lub aplikacji uwierzytelniającej. Dzięki temu nawet jeśli hasło zostanie skradzione, niepowołana osoba nie będzie miała dostępu do konta e-mail.
Rekordy SPF, DKIM i DMARC – weryfikacja autentyczności e-maili
Aby zapobiec nieautoryzowanemu wysyłaniu wiadomości z Twojej domeny, konieczne jest skonfigurowanie rekordów SPF, DKIM i DMARC. Te technologie pomagają chronić firmową pocztę e-mail przed oszustwami typu phishing oraz nieautoryzowanym użyciem domeny.
- SPF (Sender Policy Framework) – określa, które serwery mogą wysyłać wiadomości w imieniu Twojej domeny, co pomaga zapobiegać podszywaniu się pod Twoją firmę.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) – dodaje cyfrowy podpis do wysyłanych wiadomości, który potwierdza, że wiadomość pochodzi od Ciebie i nie została zmodyfikowana.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) – łączy SPF i DKIM, umożliwiając monitorowanie i raportowanie nieautoryzowanych prób wysyłania wiadomości z Twojej domeny.
Skonfigurowanie tych rekordów pomoże chronić firmową pocztę e-mail oraz dane Twoich klientów przed atakami phishingowymi i innymi formami nadużyć.
Kopie zapasowe i ochrona danych przed utratą
Zgodnie z RODO, firmy są zobowiązane do dbania o integralność i dostępność danych osobowych. Dlatego regularne tworzenie kopii zapasowych danych e-mailowych jest kluczowe, aby zapobiec ich utracie w wyniku awarii systemu, błędów ludzkich lub ataków hakerskich.
Jak dbać o backup?
- Wybierz dostawcę poczty e-mail, który oferuje regularne automatyczne kopie zapasowe danych.
- Upewnij się, że kopie zapasowe są przechowywane w bezpieczny sposób i dostępne w razie potrzeby.
- Rozważ także dodatkowe narzędzia backupowe, aby zabezpieczyć dane e-mailowe poza głównym serwerem pocztowym.
Przekazywanie danych poza UE – upewnij się, że działasz zgodnie z RODO
Jeśli Twoja firma przekazuje dane osobowe klientów (w tym e-maile) poza Unię Europejską, musisz upewnić się, że przestrzegasz zasad RODO dotyczących międzynarodowego transferu danych. W ramach RODO dane osobowe mogą być przekazywane poza UE tylko do krajów, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych lub na podstawie odpowiednich mechanizmów, takich jak standardowe klauzule umowne.
Jak to sprawdzić?
- Upewnij się, że Twój dostawca poczty e-mail przestrzega przepisów RODO, nawet jeśli jego serwery znajdują się poza UE.
- Zawsze informuj klientów o tym, gdzie i w jaki sposób ich dane są przetwarzane, szczególnie jeśli są przekazywane poza granice UE.
Ochrona danych klientów w komunikacji e-mailowej to kluczowy element zgodności z RODO. Wdrażając szyfrowanie, silne hasła, uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz odpowiednie rekordy DNS (SPF, DKIM, DMARC), znacznie zmniejszasz ryzyko naruszeń bezpieczeństwa. Pamiętaj także o regularnych kopiach zapasowych i ostrożnym zarządzaniu transferem danych poza UE. W ten sposób nie tylko spełnisz wymagania RODO, ale również zapewnisz bezpieczeństwo firmowej korespondencji i zaufanie klientów.